“以前需要一份份文书慢慢制作，现在只需要填写好案件信息就可以一键批量生成需要的文书，大幅提升了工作效率！”

　　“以前需要两个人配合着扫码并输入查获条数，现在一个人一部手机就可以实现不间断扫码输数据，快多啦！”

　　这是十堰市城区烟草专卖局稽查员使用“心连心”QC小组创新成果内心最真实的感受。

　　目标源于工作

　　行政执法文书是具有法律意义的法律文书，也是重要的客观依据，因此在制作过程中必须严肃认真、有理有据、结论正确、逻辑清晰。2023年城区局全年共制作128份案卷，平均每月制作11份，平均一份案卷包含30份文书左右，文书制作量大、耗费时间长、工作效率低下，因此如何实现“质量”“效率”两手抓就成了当前专卖工作的一大难点。

　　基于此，城区局以“提升行政执法纸质文书录入效率”为目标，尝试探索如何在保障文书制作正确规范的前提下尽可能减少纸质文书制作时间，提高行政执法办案质效，规避执法风险。

　　需求源于调查

　　小组成员一共开展了三次现状调查，整理统计了一份案卷需要重复录入的内容、完成一份案卷需要的时间以及当前文书制作中存在的问题。发现在目前的文书制作、文书录入工作流程中，存在三大共性问题——重复性工作劳动多，办案效率低下；录入工具不完备，制作方法落后；信息收集不规范，错误率较高。

　　运用鱼骨图对纸质文书录入效率低开展了原因分析，分成了人机料法环5个方面，并对这5个方面制定了末端因素确定计划表。通过对比实验法将“文书重复内容多”和“手动录入质效低”确定为要因。根据“5W1H”原则制定了对策实施计划表，针对两个要因明确了相应的对策和目标并绘制了对策实施流程图。

　　首先组建了“心连心”QC小组，通过4次头脑风暴讨论会分析梳理专卖文书制作中的痛点、难点。通过召开十余次课题小组会议分析问题、拆解问题，明晰课题推进思路。

　　以项目进度管理为理论依据，制定对策实施的进度计划，制定对策实施过程中的5个具体阶段和9个具体步骤，明确各个阶段的可交付成果，设定各个阶段的时间节点，确定每个阶段的具体责任人。

　　为了查找问题，小组成员采用访谈法+座谈法的方式对当前文书制作需要改进的地方进行调查，提问者为小组成员，调查对象为城区局专卖人员。访谈问卷采用不记名方式以开放式问题进行，要求被调查人员根据自己在文书制作中的真实情况及感受进行回答。

　　根据需求调查结果，小组提出了以下功能设想：1是搜索软件或小程序替代扫码枪实现扫描卷烟条码、卷烟信息自动生成的功能。2是搜索软件或小程序实现移动数据实时上传的功能。3是制作案卷文书模板，尝试运用C++、JAVA、VBA等编程实现文书内容一键式录入，实现重复内容自动填充。

　　成果源于创新

　　通过6个多月的不断尝试研究，小组探索出了“三个实现”的文书自动化录入方法，以此来减少行政执法人员制作纸质版文书的时间，降低重复录入次数，实现行政执法文书制作更加标准、规范与准确，提高行政执法办案质效，规避执法风险。

　　——利用Scan-IT to Office软件实现远程条形码扫描和移动数据采集的一体化运用，捕获条形码、文本、数字、位置、图像、签名等数据。

　　——利用Excel 加载项功实现Scan-IT to Office与Excel的衔接，从而实现手机端数据与电脑端相连并实时传输。

　　——利用VBA编程实现文书中所有重复的内容自动替换填充。

　　2024年1月，“心连心”QC小组申报的“提升行政执法纸质文书录入效率”课题在第十一届质量管理（QC）成果发布会上荣获二等奖。

　　数字化浪潮正当其时，下一步，小组将积极响应省局“专卖监管数字化转型”工作目标，持续跟踪、优化应用程序、数据库功能以及代码制作模板功能，积极运用低代码、专卖监管子系统、数据库、代码等计算机工具针对当前工作中出现的难点堵点问题，大胆创新积极研究，将数字化、互联网技术真正应用于专卖工作之中，提升专卖工作质效，延长专卖业务数据价值。（高毓灵）